学生档案信息记载要准确、规范。学生及学校在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，不能写同音字，曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、学位证、毕业生就业报到证、学籍卡上的姓名应一致，各种表格上的姓名、出生年月应一致。反映声像特征的照片要求是近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。学生在校期间学习、生活、成长的真实记录，为了更好地贯彻党的教育方针，加强对学生的思想教育和管理，更好地了解、考查和培养学生，并为用人单位选拔人才起到证明作用，充分发挥学生档案在学生管理工作中的重要作用，特做如下规定：

    一、档案材料的收集、归档

    档案材料的收集、归档是学生档案工作的主要任务。要将真实反映学生德、智、体方面的材料及时收集归档。它既是学生管理部门的任务，也是各有关形成学生档案材料部门的任务。

    (一)学生档案材料的主要内容

    1.原始档案（高等学校招生考生档案）；

    2.郑州财经学院学籍管理登记表；

    3.军训鉴定表；

    4.学年鉴定表；

    5.新生入学体检表；

    6.奖励材料（学生在校期间获得国家级、省级、校级、院级等各项奖励所形成的材料及登记表）；

    7.处分材料（包括个人检查、调查报告、校院级处分决定或免于、撤消处分的审批表）；

    8.学生在校期间成绩表；

    9.毕业实习鉴定表；

    10.选拔、保送学生登记表；

    11.高等学校毕业生登记表（由国家教育部、省教育厅统一印制）；

    12.就业通知书；

    13.学生在校期间参加各项专业技能大赛和活动所获得的由主办单位或学校颁发的等级证书或荣誉证书的复印件；

    14.出席团代会、党代会登记表；

    15.因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存，复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

    16.学生中途退学，需办理离校手续，档案室凭学生处出具退学手续已办理齐全证明和转档通知将档案退回生源所在地或用人单位。

    17.其他有保存价值的材料。

 (二)归档材料的要求

1.形成学生档案材料的部门，在形成正式材料后的1个月内，按学号顺序把应归档的材料整理后送交学生档案室，由承办部门或个人署名，注明形成材料的时间。

2.凡需归档的材料内容必须包括学号、学生姓名、性别、民族、出生年月、身份证号、年级、二级学院及专业。

3.归档材料必须是办理完毕的正式文件材料，应做到完整真实，文字清楚，手续齐备。规定应由组织审查盖章的材料，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人签字，特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

    4.档案材料须统一使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写，除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

    5.档案室负责新生档案的审核工作，若发现材料缺失的，通知新生所在二级学院负责追缴。

    6.学生中途退学，需办理离校手续，档案室凭学生处出具退学手续已办理齐全证明和转档通知将档案退回生源所在地或用人单位。

    7.归档的学生档案，必须真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况，对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

    8.学生档案管理部门要对移交来的材料进行登记。

二、查阅范围及手续

    （一）因考察、任用学生干部、新生复查、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件、写亡故人员生平介绍等工作需要，可以查阅学生档案。其它需要或校外单位因公需要查阅学生档案的，经学校学生管理部门批准，可根据需要提供部分或全部档案材料。

    （二）校外单位需要查阅我院毕业生档案时，须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信，经主管领导同意后方可查阅。

    （三）毕业生档案一般应由学生所在二级学院党总支和行政办公室查阅，如确系工作需要，校内其他党政部门履行相关手续后，方可查阅。

三、档案借阅

学生档案原则上不外借，确因工作需要借出时，应严格履行借出登记手续。档案借出后必须严加保管，做到档案齐全、万无一失。借出时间一般不得超过3天，若特殊情况需延期的，应补办借阅手续。归还时，管理人员要逐份核对档案材料。

    四、档案转递

    （一）根据毕业生的申请，在规定的自主择业期内，档案可以存放在学校。择业期内就业的学生，学校根据毕业生情况将档案发往其就业单位人事部门。对超过择业期仍没有落实就业单位，由学校将档案转往其生源所在地县（市）人事部门人才交流中心。

    （二）学生档案转递应通过机要交通或派专人送取，原则上不准自带。如因毕业就业等原因确需自带的，应持就业单位同意本人自带档案的证明信，经主管领导同意后方可自带，凡自带档案必须严格密封。若档案丢失，由本人负责。

    （三）转出毕业生档案时，必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。

    （四）转递学生档案必须按“学生档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。

五、学生档案的监督管理

    （一）建立定期档案检查制度，及时研究解决收集归档中的问题。

    （二）要爱护档案，查阅时不准档案上划圈、涂抹、批注、删改，未经批准不得复制。

    （三）查阅、借阅档案人员，一律不得随档案管理人员进入档案库房。

    （四）必须严格遵守保密制度，不得随意将查阅档案内容泄漏他人。

    （五）档案室属机密重地，闲人不得进入。档案室内不准会客、聊天，严格杜绝各类事故的发生。

    （六）做好学生档案的防火、防盗、防潮工作，保证学生档案安全。

六、本规定如与上级相关规定不符，按上级规定执行。

七、本规定自公布之日起执行。